ما تعلّمناه من ترحيل ٤٠٠٠ سجل طالب في عطلة أسبوع واحدة

كان لدى المدرسة إحدى عشرة سنة دراسية من السجلات موزّعة على واحد وأربعين جدول بيانات، ونظامين مهجورين، وخزانة ملفات يخشاها الجميع قليلاً. أرادوا افتتاح الفصل الجديد على منصة واحدة. وكان أمامنا عطلة أسبوع.

هذا ما حدث فعلاً، بما في ذلك ما كنّا لنفعله بشكل مختلف.

الخميس: توقّفنا عن محاولة ترحيل كل شيء

كان أول قرار حقيقي قرار طرح لا جمع. غريزة المدرسة — وغريزة كل مدرسة — أن تنقل السنوات الإحدى عشرة كاملة. دافعنا عن ثلاث: السنة الحالية، والتي قبلها، وأرشيف مجمّد للباقي يُحفظ كملفات لا كسجلات.

السبب غير براق: البيانات التاريخية التي لا يستعلم عنها أحد تحتاج مع ذلك إلى تنظيف وربط وتحقّق ودعم إلى الأبد. الطالب الذي تخرّج عام ٢٠١٧ لا يحتاج حساباً ولا ربطاً بولي أمر ولا تجميع حضور ولا سجلاً مالياً؛ يحتاج فقط أن يكون قابلاً للإيجاد. ملف PDF وفهرس قابل للبحث يؤديان المهمة بجزء يسير من التكلفة.

القاعدة التي نطبّقها الآن افتراضياً: رحّل ما ستتصرّف المدرسة بناءً عليه هذا العام، وأرشِف الباقي كمستندات.

الجمعة: الاستيراد سهل، والهوية صعبة

الاستيراد الجماعي للمستخدمين مسألة محلولة — ملف CSV لكل دور، وخريطة ربط، وتشغيل تجريبي. أما ما ليس محلولاً فهو تحديد من يكون الشخص.

في تلك الجداول الواحد والأربعين وجدنا الأم نفسها مسجّلة بأربع صور: باسم أوسط وبدونه، ومرة باسم عائلتها قبل الزواج، ومرة بترجمة حرفية تختلف بحرفين. كان ثلاثة من أبنائها في المدرسة. لو استوردناها كما هي لأصبحت أربعة حسابات أولياء أمور، كلٌّ يرى طفلاً واحداً، ولا أحد يرى الصورة كاملة.

كان الحل مملاً واستغرق معظم الجمعة: اختر مفتاح هوية واحداً تثق به — وكان هنا الرقم الوطني في استمارة التسجيل — وطابِق عليه قبل إنشاء أي شيء. وحيث غاب المفتاح، أنشأنا قائمة مراجعة بدل التخمين.

انتهينا إلى ٤٠٨١ سجل طالب و٢٩٣٠ حساب ولي أمر و٢١٤ صفاً تطلّبت نظر إنسان. هذا الرقم الأخير هو المهم. الترحيل الذي لا ينتج أي استثناء هو ترحيل اتخذ ٢١٤ قراراً خاطئاً بصمت.

السبت: الجدول الدراسي هو العمود الفقري

كل ما يأتي لاحقاً معلّق على الجدول: المواد والشعب وإسناد المعلمين وبنية الحصص. أخطئ فيه فينزل الحضور على الحصة الخطأ، وترتبط العلامات بالمادة الخطأ، وتُظهر بوابة ولي الأمر طفلاً في صف لم يحضره قط.

بنينا الجدول قبل أي شيء أكاديمي، ثم طلبنا من نائبي المدير أن يسيرا بالنسخة المطبوعة ممراً ممراً مقارنةً بتوزيع الغرف الفعلي. وجدا تسعة أخطاء، كل واحد منها كان سيظهر كطلب دعم في الأسبوع الثاني.

الأحد: الجزء الذي أخطأنا فيه

فعّلنا وصول أولياء الأمور عند السادسة مساء الأحد، قبل انطلاقة الاثنين. خلال ساعة وصلنا مئة وأربعون طلب استعادة كلمة مرور، ومكتب استقبال مزدحم جداً.

كان الخطأ في التسلسل لا في التقنية. يجب أن تُفعَّل حسابات أولياء الأمور بعد أن توضّح المدرسة ماهيتها، ضمن نافذة زمنية يكون فيها المكتب مجهّزاً للمساعدة، ويفضّل ألّا تكون ليلة بدء الفصل. صرنا الآن نوزّعها على مراحل: الكادر أولاً، ثم المعلمون، ثم أولياء الأمور حسب الصف على مدى ثلاثة أيام.

لم يتعطّل شيء، لكنها كانت ضجّة يمكن تفاديها في أسوأ توقيت ممكن، وكلّفت مكتب المدرسة يوم اثنين سيئاً.

الاثنين: كيف بدا «الإنجاز»

افتتحت المدرسة عامها على منصة واحدة. سُجّل الحضور لكل حصة من اليوم الأول. كانت جداول الرسوم فعّالة ومرئية للأسر. نجا جدولا بيانات فقط، كلاهما لدى الشخص نفسه، وتقاعدا قبل منتصف الفصل.

خمسة أمور نقولها للمدرسة التالية

• رحّل سنتين وأرشِف الباقي. التاريخ مشكلة مستندات لا مشكلة قاعدة بيانات.
• اختر مفتاح الهوية قبل أن تلمس ملفاً. كل ما عداه مطابقة عليه.
• توقّع قائمة مراجعة يدوية. إن لم ينتج استيرادك استثناءات فقد أخفاها.
• ابنِ الجدول أولاً وتحقّق منه ميدانياً. فهو العمود الفقري.
• وزّع إطلاق حسابات أولياء الأمور على مراحل. وليس ليلة بدء الفصل أبداً.

ثلاثة أيام تكفي، بشرط أن تقضي أولها في تحديد ما لن تفعله.