الدليل،
كتبه من
يقوم بالتجهيز.

قبل أن تبدأ

خمسة قرارات يجب أن تتخذها المدرسة لا نحن، وكل واحد منها يعطّل شيئاً لاحقاً. احسمها أولاً ليصبح باقي التجهيز عملاً ميكانيكياً.

توصيتنا بشأن الصف الأول ثابتة: رحّل العام الحالي والذي قبله كسجلات حيّة، وأرشف ما هو أقدم كمستندات. فالبيانات التاريخية التي لا يستعلم عنها أحد تحتاج مع ذلك إلى تنظيف وربط ودعم إلى الأبد.

إعداد العام الدراسي

يُضبط العام الدراسي وفصوله مرة واحدة ويُشار إليه في كل مكان — تجميعات الحضور ونوافذ العلامات وجداول الرسوم تعتمد عليه. عرّف:

• مسمّى العام كما تعرفه الأسر، مثل ٢٠٢٦ / ٢٠٢٧
• حدود الفصول كتواريخ فعلية، مع آخر يوم تدريس لا آخر يوم في التقويم
• الأيام غير التدريسية: العطل الرسمية وأسابيع الامتحانات وأي أنماط دوام مختصر

الدوام المختصر تغيير في نمط اليوم لا في الجدول. فإن وجدت نفسك تعدّل دروساً فردية للتعامل مع ساعات رمضان، فتوقّف — هذه إشارة إلى أن نمط اليوم لم يُضبط.

صيغ ملفات الاستيراد

يمرّ الاستيراد عبر Feeds بتشغيل تجريبي أولاً. ولكل دور ملفه. ترتيب الأعمدة لا يهمّ، لكن أسماءها تهمّ.

students.csv

guardians.csv

صف واحد لكل شخص لا لكل طفل. وهذا أكثر خطأ شائع في الاستيراد: ولي أمر لثلاثة أبناء يظهر ثلاث مرات، فينتهي بك الأمر إلى ثلاثة حسابات يرى كلٌّ منها طفلاً واحداً.

يتبع المعلمون والسائقون البنية نفسها بمفتاحَي teacher_id وdriver_id. ويبلّغ التشغيل التجريبي عن الصفوف المطابَقة والسجلات الجديدة وأي التباس — راجع تلك القائمة قبل الاعتماد.

بناء الجدول

الترتيب مهم هنا:

1. عرّف الحصص (مسمّاة، مثل الأولى–السابعة) وأوقات الساعة لكل نمط يوم.
2. أنشئ الشعب وتأكّد من صحة قوائمها بعد الاستيراد.
3. أنشئ المواد وأسند المعلمين.
4. ضع المواد في حصص لكل شعبة، مع الغرف.
5. صدّر ملف PDF وسِر به ميدانياً مقارنةً بتوزيع الغرف.

الخطوة الخامسة ليست اختيارية في منهجيتنا. كل مدرسة طبّقنا لديها وجدت أخطاءً بهذه الطريقة، وكل خطأ منها كان سيظهر كطلب دعم في الأسبوع الثاني.

هيكل الرسوم

اضبط بهذا الترتيب: أنواع الرسوم ← أنواع الخصومات ← سجلات الرسوم ← جدول الأقساط ← الفواتير. ومحاولة إصدار الفواتير قبل وجود قواعد الخصم تنتج تعديلات يدوية لا يستطيع أحد تفسيرها بعد ثلاثة أشهر.

• أنواع الرسوم هي ما تفوتره المدرسة: الرسوم الدراسية والتسجيل والنقل والزي والامتحانات والرحلات.
• أنواع الخصومات لكل منها قاعدته — نسبة أو مبلغ ثابت، وعلى ماذا ينطبق.
• سجلات الرسوم تربط الخطة بطالب في عام دراسي محدّد.
• الأقساط يجب أن تتبع حدود الفصول لا الأرباع المالية.

الأدوار والصلاحيات

الأدوار تراكمية: المعلّم الذي هو أيضاً ولي أمر يحمل الدورين، ويعرض كل سياق ما يسمح به ذلك الدور فقط.

الإطلاق لأولياء الأمور

وزّعه على ثلاثة أيام على الأقل بهذا الترتيب: كادر المكتب، ثم المعلمون، ثم أولياء الأمور حسب الصف. ولا تفعّل حسابات أولياء الأمور ليلة بدء الفصل — ارتكبنا هذا الخطأ ودفع ثمنه مكتب المدرسة.

قبل إرسال أول دعوة، أرسل للأسر رسالة قصيرة تشرح ما هي البوابة وما الذي سيستطيعون رؤيته وأين يجدون المساعدة. وحجم طلبات استعادة كلمة المرور في أول ٤٨ ساعة يتناسب تقريباً مع جودة كتابة تلك الرسالة.

مهام كل فصل

• قبل الفصل: ثبّت تواريخ الفصل، وجمّد معادلات العلامات، وولّد جدول الأقساط، وانشر تقويم الرسوم للأسر.
• الأسبوع الأول: تحقّق من قوائم الشعب مقابل الحضور الفعلي، وقارن الجدول بالواقع، وتأكّد من أن كل معلّم يستطيع الدخول.
• منتصف الفصل: راجع تجميعات الحضور بحثاً عن الشذوذ — فالشعبة بلا أي غياب مسجَّل مشكلة بيانات لا نجاح انضباطي.
• نهاية الفصل: أغلق نافذة العلامات، وشغّل تقرير التحصيل، وأرشف المواد المنتهية.